SCISYS Media Solutions GmbH
Phone: +49 (0)89 158 155 0
Fax: +49 (0)89 158 155 555

Managing Board
Michael Schüller
Klaus M. Heidrich
Christopher Cheetham

Registered Office
80807 Munich, Germany
Commercial register of the local court (Amtsgericht) Munich
HRB 171048
VAT identification number
DE 814941599


Data protection information
(as of 1 January 2019, Version: No. 01)
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Information on data protection concerning our data processing according to Article (Art.) 13, 14 and 21 of the General Data Protection Regulation (GDPR)
We take data protection seriously and herewith inform you how we will process your data and what your claims and rights are in accordance with data protection regulations. Valid as of 01 January 2019

1. Authority responsible for data processing and contact data
Responsible authority in terms of data protection law:
SCISYS Media Solutions GmbH
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Contact data of our data protection officer:
SCISYS Media Solutions GmbH
Data protection officer

80807 Munich, Germany

2. Purposes and legal basis for our processing your data
We process personal data in accordance with the provisions of the General Data Protection Regulation (GDPR), the German Federal Data Protection Act (BDSG) as well as other applicable data protection regulations (details will follow). Which individual data are processed and how they are used primarily depends on the services requested and or agreed upon. For further details or additions for the purpose of data processing, you may refer to the respective contract documents, forms, a declaration of consent and/or other information provided to you (e.g. when using our website or our general terms and conditions). Furthermore, this data protection information may be updated from time to time. Please, refer to our website

2.1 Purposes for the fulfilment of a contract or of pre-contractual measures (Art. 6 section 1 b GDPR)
Personal data are being processed to implement our contracts with you and to execute your orders as well as to take measures and to carry out activities in the scope of pre-contractual relations, e.g. with interested parties. Processing such data particularly is required to be able to render services in accordance with your orders and requests and this includes the necessary services, measures and activities. This mainly includes the contract-related communication with you, the traceability of transactions, orders and other agreements as well as quality control based on appropriate documentation, goodwill processes, measures to control and optimize business processes as well as to exercise due diligence, steering and control by affiliated companies, (e.g. parent company); statistic evaluations for corporate management, cost recording and controlling, reporting, internal and external communication, emergency management, settlement and fiscal evaluation of operational performances, risk management, assertion of legal claims and defence in legal disputes; safeguarding IT security, (a. o. by way of system and/or plausibility tests) and the general safety, a. o. building and facility safety, assurance and enforcements of domiciliary rights (e.g. by way of access controls), assurance of integrity, authenticity and availability of data, prevention and investigation of criminal offences; control by supervisory boards or supervisory bodies (e.g. audit department).

2.2 Purposes in the scope of a legitimate interest of ourselves or of third parties (Art. 6 section 1 f GDPR)
In addition to the actual performance of the contact and/or preliminary contract, we we will process your data where appropriate and if necessary in order to safeguard legitimate interests of ourselves or of third parties, particularly for the purposes:

  • of advertising or market and opinion research insofar as you have not objected to the use of your data;
  • of collecting information as well as exchanging data with credit agencies insofar as this exceeds our economic risk;
  • of reviewing and optimizing the processes of requirement analysis;
  • of further developing services and products as well as existing systems and processes;
  • of disclosing personal data in the scope of a due diligence during company sales negotiations;
  •  for an alignment with European and international anti-terror lists insofar as legal obligations are exceeded;
  • of enriching our data, a. o. by using or researching publicly accessible data;
  • of statistic evaluations or market analysis;
  • of bench marking;
  • of asserting legal claims and defence in case of legal disputes which are not directly attributable to the contractual relationship;
  • of a limited storage of data when deleting the same is not possible or only possible with a disproportionately high effort because of the particular kind of storage;
  • of developing scoring systems or automatic decision making processes;
  • of avoiding and resolving criminal offences unless exclusively for the compliance with legal provisions;
  • of building and plant security (e.g. by access controls and video surveillance), when exceeding the general due diligence obligations;
  • of internal and external investigations, security checks;
  • of possible overhearing or recording of telephone conversations for quality control and training purposes;
  • of obtaining and maintaining certificates of private-law or official nature;
  • of assuring and exercising the domiciliary right by appropriate measures such as video surveillance for the protection of our customers and employees as well as the preservation of evidence in case of offences and their avoidance.

2.3 Purposes in the scope of your agreement (Art. 6 section 1 a GDPR)

Processing your personal data for certain purpose (e.g. the use of your e-mail address for marketing purposes) may be carried out based on your agreement. Normally, you may revoke your permission any time. This also applies to the revocation of declarations of consent given to us before the GDPR came into effect, this means before 01 January 2019. You will be separately informed about the purposes and about the consequences of a revocation or a non-issuance of a declaration of consent in a corresponding text.

Basically, the revocation of a declaration of consent will take effect in the future only. Processing carried out before the revocation are not concerned and remain legitimate.

2.4 Purposes to meet legal requirements (Art. 6 section 1 c GDPR) or for the public benefit (Art. 6 section 1 e GDPR)
Like anyone who participates in the economic process, we also have to comply with a lot of legal obligations. Primarily, these are legal requirements (e.g. trade and tax laws) but also supervisory or other official regulations (e.g. customs regulations, import and export regulations). The purposes of processing also may include identity and age verification, fraud and money laundering prevention, the prevention, combat and investigation of terrorist financing and of offences endangering assets, data comparisons with European and international counter-terrorism lists, compliance with tax-law control and reporting obligations as well as the storage of data for the purposes of data protection and of data security as well as audits by tax and other authorities. Moreover, the disclosure of personal data may become necessary in the framework of official/judicial measures for the purposes of evidence collection, law enforcement or the enforcement of claims under civil law.

3. Data categories processed by us unless we directly receive data from your end and their origin
Insofar as this is necessary for rendering our services, we will process permissibly received personal data from other companies or other third parties (e.g. credit agencies, address databases). Furthermore, we process personal data which we permissibly take, receive or acquire from publicly accessible sources (such as commercial and association register, civil register, record of debtors, land registers, press, Internet, and other media) and which we may process.

Categories of relevant personal data may particularly be:

  • Personal data (name, date of birth, place of birth, nationality, marital status, profession/trade and similar data)
  • Contact data (address, e-mail address, phone number and similar data)
  • Address data (registration data and similar data)
  • Payment / cover confirmation with bank and credit Cards
  • Information on financial situation (credit-history data including scoring, i.e. data required to evaluate an economic risk)
  • Customer history
  • Data concerning your use of the telemedia offered by us (e.g. time of your opening our websites, apps or newsletters, our pages/links clicked and/or entries and comparable data)
  • Video data
  • Client and supplier data we obtain in the scope of our services rendered

4. Recipients or categories of recipients of your data

In our company, those internal departments and/or organisational units will receive your data who need them so that we are able to comply with our contractual and legal duties or to handle and implement our legitimate interest. Your data will exclusively be transferred to external units:

• in connection with contract processing;
• for the purposes of complying with legal requirements according to which we are obliged to information, report or transfer of data or when the data transfer is of public interest (refer to item 2.4);
• insofar as external service providers process data on our account as processor or function assuming unit (e.g. external computer centres, support/mainte4nance of EDP/IT applications, archiving, document processing. call centre services, compliance services, controlling, data screening for anti-money-laundering purposes, data validation and/or plausibility check, data destruction, purchase / procurement, customer management, letter shops, marketing, media technology, research, risk controlling, settlement, telephony, website management, auditing services, credit institutes, printing shops or companies for data removal, courier services, logistics;
• on the basis of our legitimate interest or the legitimate interest of a third party in the scope of the purposes stated in item 2.2 (e.g. to authorities, credit agencies, debt collection, lawyers, courts, experts, group enterprises and bodies and supervisory bodies);
• when you enabled us to transfer data to third parties.

Beyond that, we will not pass your data to third parties. Insofar as we engage service providers in the scope of order processing, your data will be subject to the same safety standards as in our company. In other cases, the recipients may only use the data for the purposes which they were transferred for.

5. Duration of retention of your data
We process and store your data for the duration of our business relationship. This also includes the initiation of a contract (pre-contractual relationship) and the implementation of a contract.

Moreover, we are subject to several retention and documentation obligations which, among others, result from the German Commercial Code (HGB) and the German Fiscal Code (AO) as well as the International Accounting Standards (IFRS). The periods for retention and/or documentation stated there, amount to up to ten years after the termination of the business relationship and/or the pre-contractual legal relationship.
Furthermore, particular legal provisions may require a longer retention period, as for example the maintenance of pieces of evidence in the scope of statutory limitation periods. According to §§ 195 ff. of the German Civil Code (BGB), the regular statutory limitation period is three years; however, even limitation periods of up to 30 years may apply.

When data are no longer required for complying with contractual or judicial obligations and rights, they will be deleted at regular intervals unless their – limited – further processing is required for complying with the purposes for a predominantly legitimate interest stated in item 2.2. Such a predominantly legitimate interest for example also exists when a deletion is not possible or only possible a disproportionate expense because of the kind of storage and a processing for other purposes by suitable technical and organisation measures is impossible.

6. Processing of your data in a third country or by an international organisation
A data transfer to units in states outside the European Union (EU) and/or the European Economic Area (EEA) (so-called third countries) will take place when this should be required to execute an order/contract from or with you, when this is prescribed by law (e.g. tax-law reporting obligations), when it is in the legitimate interest of our company or of a third party, or when you gave your consent to our doing so.
In this case, the processing of your data in a third country can also take place in connection with the appointment of service providers in the scope of order processing. Insofar as for the respective country no resolution of the EU Commission concerning the appropriate data protection level in that country should exist, we will warrant in accordance with the EU Data Protection Guidelines and on the basis of appropriate contracts that your rights and freedoms are suitably protected and granted. Upon request, we will provide you with respective detail information.
Information on suitable or appropriate warranties and on the possibility to obtain a copy of them, may be requested from the company’s data protection officer.

7. Your data protection rights
Under certain conditions, you may assert your data protection rights towards our Company
• You are entitled to be informed by us about your data stored by use according to the provisions of Art. 15 GDPR (if necessary, with restrictions as per § 34 BDSG).
• Upon your request we will correct the data stored about you as per Art. 16 GDPR when they are incorrect or faulty.
• If you wish, we will delete your data according to the principles of Art. 17 GDPR unless other statutory requirements (e.g. legal retention obligations or restrictions as per § 35 GDPR) or a predominant interest of our company (e.g. for the defence of our rights and claims) exist.
• Considering the prerequisites of Art. 18 GDPR, you may request from us to limit the processing of your data.
• Furthermore, you can appeal against the processing of your data in accordance with Art. 21 GDPR and we have to stop the processing of your data. This right of appeal however only applies under quite special circumstances of your personal situation and rights of our company could be opposed to your right of appeal.
• According to the provisions of Art. 20 GDPR you also are entitled to receive your data in a structured, common and machine-readable format or to transfer them to a third party.
• Moreover, you are entitled to revoke a given consent to the processing of personal data any time with us taking effect for the future (refer to item 2.3).
• Furthermore, you have a right of appeal with a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR). However, we recommend to always direct any complaint to our data protection officer first.
If possible, your requests for exercising your rights should be directed to the above stated address or directly to our data protection officer.

8. Extent of your obligations to provide us your data
You only have to provide those data that are required for starting and performing business relations or far a pre-contractual relationship with us or that we are legally obliged to collect. Generally, we will not be in a position to conclude or execute a contract without these data. This may later on also refer to data that are required in the scope of our business relations. If we ask you for data going beyond that scope, you will be separately informed on the voluntary nation of your information.

9. Existence of an automated decision-making in an individual case (including profiling)
We do not use any purely automated decisions procedures as per Article 22 GDPR. Should we nevertheless use such a procedure in future in individual cases, we will separately inform you accordingly, if this is prescribed by law.

Possibly we partly process your data with the objective to evaluate certain personal aspects (profiling).

In order to purposefully be able to inform you about products and to advise you, we may use evaluation tools. These tools allow a needs-based product design, communication and advertising including market research and opinion polling.

We do not use own scoring procedures to assess your financial standing and creditworthiness. Where applicable, we use so-called “score values” we receive from credit agencies to assess your financial standing and creditworthiness. Such score values assist us for example in assessing the creditworthiness as well as making decisions in the scope of project and product transactions and those values influence our risk management.
Information on nationality as well as particular categories of personal data as per Art. 9 GDPR are not processed.

Information on your right of objection Art. 21 GDPR
When there are reasons resulting from your particular situation, you always are entitled to object to the processing of your data on the basis of Art. 6 Section 1 f GDPR (Data processing on the basis of balancing of interests) or on the basis of Art. 6 section e GDPR (Data processing in public interest) This will also apply to a profiling in terms of Art. 4 No. 4 GDPR based on this provision.

If you file an objection, we will no longer process your personal data, unless we can prove compelling reasons for processing which outweigh your interests, rights and liberties or which serve the assertion, execution or defence of legal claims.

1. Where appropriate, we will process your personal data also to conduct direct advertising. If you do not want to receive any advertising, you always will be entitled to object to receiving advertising; the same also applies to profiling when it is connected to such direct advertising. We will respect this objection for the future.

We will no longer process your data for the purposes of direct advertising when you object to a procession for these purposes.
Your objection may be filed without complying with a certain form and should preferably addressed to:

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80807 Munich, Germany


SCISYS Media Solutions GmbH Commitment to Data Privacy Protection
Protecting the security and privacy of your personal data is important to us; therefore, we conduct our business in compliance with applicable laws on data privacy protection and data security. We hope the policy outlined below will help you understand what data we may collect, how we uses and safeguards that data and with whom we may share it.

Personal data
Through its Web sites, we will not collect any personal data about you (e.g. your name, address, telephone number or e-mail address), unless you voluntarily choose to provide us with it (e.g. by registration, survey), respectively, provide your consent, or unless otherwise permitted by applicable laws and regulations for the protection of your personal data.

Purpose of Use
When you do provide us with personal data, we usually use it to respond to your inquiry, process your order or provide you access to specific information or offers. Also, to support our customer relationship with you:
• we may store and process personal data and share internal SCISYS to better understand your business needs and how we can improve our products and services; or
• we (or a third party on our behalf) may use personal data to contact you about a SCISYS offer in support of your business needs or to conduct online surveys to understand better our customers’ needs.
If you choose not to have your personal data used to support our customer relationship (especially direct marketing or market research), we will respect your choice. We do not sell or otherwise market your personal data to third parties.

Purpose Limitation
SCISYS Media Solutions GmbH will collect, use or disclose personal data supplied by you online only for the purposes disclosed to you, unless the disclosure:
• is a use of the personal data for any additional purpose that is directly related to the original purpose for which the personal data was collected,
• is necessary to prepare, negotiate and perform a contract with you,
• is required by law or the competent governmental or judicial authorities,
• is necessary to establish or preserve a legal claim or defence,
• is necessary to prevent fraud or other illegal activities, such as wilful attacks on SCISYS’ information technology systems.

Communications or Utilisation Data
Through your use of telecommunications services to access our Web site, your communications data (e.g. Internet protocol address) or utilisation data (e.g. information on the beginning, end and extent of each access, and information on the telecommunications services you accessed) are technically generated and could conceivably relate to personal data. To the extent that there is a compelling necessity, the collection, processing and use of your communications or utilisation data will occur and will be performed in accordance with the applicable data privacy protection legal framework.

Non-Personal Data Collected Automatically
When you access our Web sites, we may automatically (i.e., not by registration) collect non-personal data (e.g. type of Internet browser and operating system used, domain name of the Web site from which you came, number of visits, average time spent on the site, pages viewed). We may use this data to monitor the attractiveness of our Web sites and improve their performance or content.

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“Cookies” – Information Stored Automatically on Your Computer
When you view one of our Web sites, we may store some data on your computer in the form of a “cookie” to automatically recognise your PC next time you visit. Cookies can help us in many ways, for example, by allowing us to tailor a Web site to better match your interests or to store your password to save you having to re-enter it each time. If you do not wish to receive cookies, please configure your Internet browser to erase all cookies from your computer’s hard drive, block all cookies or to receive a warning before a cookie is stored.

SCISYS Media Solutions GmbH will not knowingly collect personal data from children without insisting that they seek prior parental consent if required by applicable law. We will only use or disclose personal data about a child to the extent permitted by law, to seek parental consent pursuant to local law and regulations or to protect a child. The definition of “child” or “children” should take into account applicable laws as well as national and regional cultural customs.

To protect your personal data against accidental or unlawful destruction, loss or alteration and against unauthorised disclosure or access, SCISYS Media Solutions GmbH uses technical and organisational security measures.

Links to Other Web Sites
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Questions and Comments
SCISYS Media Solutions GmbH will respond to reasonable requests to review your personal data and to correct, amend or delete any inaccuracies. If you have any questions or comments about the SCISYS Data Privacy Protection Policy (e.g. to review and update your personal data), please contact our webmaster.

As the Internet matures, so will our Data Privacy Protection Policy. We will post changes to our Data Privacy Protection Policy on this page. Please check this page regularly to keep up-to-date.



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(Stand 01.01.2019-v01)
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Information zum Datenschutz über unsere Datenverarbeitung nach Artikel (Art.) 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Wir nehmen den Datenschutz ernst und informieren Sie hiermit, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Ansprüche und Rechte Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehen. Gültig ab 01. Jan 2019.

1. Für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle und Kontaktdaten
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts:
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Deutschland Borgmannstr. 2
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Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten:
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80807 München,
Deutschland Email:

2. Zwecke und Rechtsgrundlage, auf der wir Ihre Daten verarbeiten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften (Details im Folgenden). Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen. Weitere Einzelheiten oder Ergänzungen zu den Zwecken der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen, Formularen, einer Einwilligungserklärung und/oder anderen Ihnen bereitgestellten Informationen (z. B. im Rahmen der Nutzung unserer Webseite oder unseren Geschäftsbedingungen) entnehmen. Darüber hinaus kann diese Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit aktualisiert werden, wie Sie unserer Webseite entnehmen können.

2.1 Zwecke zur Erfüllung eines Vertrages oder von vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung unserer Verträge mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge sowie zur Durchführung von Maßnahmen und Tätigkeiten im Rahmen vorvertraglicher Beziehungen, z.B. mit Interessenten. Insbesondere dient die Verarbeitung damit der Erbringung der vereinbarten Leistung entsprechend Ihren Aufträgen und Wünschen und umfassen die hierfür notwendigen Dienstleistungen, Maßnahmen und Tätigkeiten. Dazu gehören im Wesentlichen die vertragsbezogene Kommunikation mit Ihnen, die Nachweisbarkeit von Transaktionen, Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen sowie zur Qualitätskontrolle durch entsprechende Dokumentation, Kulanzverfahren, Maßnahmen zur Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen sowie zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten, Steuerung und Kontrolle durch verbundene Unternehmen (z. B. Muttergesellschaft); statistische Auswertungen zur Unternehmenssteuerung, Kostenerfassung und Controlling, Berichtswesen, interne und externe Kommunikation, Notfall-Management, Abrechnung und steuerliche Bewertung betrieblicher Leistungen, Risikomanagement, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten; Gewährleistung der IT-Sicherheit (u. a. System- bzw. Plausibilitätstests) und der allgemeinen Sicherheit, u. a. Gebäude- und Anlagensicherheit, Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts (z. B. durch Zutrittskontrollen); Gewährleistung der Integrität, Authentizität und Verfügbarkeit der Daten, Verhinderung und Aufklärung von Straftaten; Kontrolle durch Aufsichtsgremien oder Kontrollinstanzen (z. B. Revision).

2.2 Zwecke im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages bzw. Vorvertrags hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, insbesondere für Zwecke:

• der Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben;
• der Einholung von Auskünften sowie Datenaustausch mit Auskunfteien, soweit dies über unser wirtschaftliches Risiko hinausgeht;
• der Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse;
• der Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten sowie bestehenden Systemen und Prozessen;
• der Offenlegung von personenbezogenen Daten im Rahmen einer Due Diligence bei Unternehmensverkaufsverhandlungen;
• zum Abgleich mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten, soweit über die gesetzlichen Verpflichtungen hinausgehend;
• der Anreicherung unserer Daten, u. a. durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten;
• statistischer Auswertungen oder der Marktanalyse;
• des Benchmarkings;
• der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind;
• der eingeschränkten Speicherung der Daten, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist;
• der Entwicklung von Scoring-Systemen oder automatisierten Entscheidungsprozessen;
• der Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, soweit nicht ausschließlich zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben;
• der Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. durch Zutrittskontrollen und Videoüberwachung), soweit über die allgemeinen Sorgfaltspflichten hinausgehend;
• interner und externer Untersuchungen, Sicherheitsüberprüfungen;
• des evtl. Mithörens oder Aufzeichnens von Telefongesprächen zur Qualitätskontrolle und zu Schulungszwecken;
• des Erhalts und der Aufrechterhaltung von Zertifizierungen privatrechtlicher oder behördlicher Natur;
• der Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen wie auch durch Videoüberwachungen zum Schutz unserer Kunden und Mitarbeiter sowie zur Sicherung von Beweismitteln bei Straftaten und deren Verhinderung.

2.3 Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)
Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse für Marketingzwecke) kann auch aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen. In der Regel können Sie diese jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 01. Jan 2019, uns gegenüber erteilt worden sind. Über die Zwecke und über die Konsequenzen eines Widerrufs oder der Nichterteilung einer Einwilligung werden Sie gesondert im entsprechenden Text der Einwilligung informiert.
Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

2.4 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)
Wie jeder, der sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligt, unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z. B. Handels- und Steuergesetze), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben (z. B. Zollbestimmungen, Ein- und Ausfuhrbestimmungen). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Verhinderung, Bekämpfung und Aufklärung der Terrorismusfinanzierung und vermögensgefährdender Straftaten, Abgleiche mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie der Prüfung durch Steuer- und andere Behörden. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

3. Die von uns verarbeiteten Datenkategorien, soweit wir Daten nicht unmittelbar von Ihnen erhalten, und deren Herkunft
Soweit dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, verarbeiten wir von anderen Unternehmen oder sonstigen Dritten (z. B. Auskunfteien, Adressverlage) zulässigerweise erhaltene personenbezogene Daten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handels- und Vereinsregister, Melderegister, Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Presse, Internet und andere Medien) zulässigerweise entnommen, erhalten oder erworben haben und verarbeiten dürfen.
Relevante personenbezogene Datenkategorien können insbesondere sein:

• Personendaten (Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Beruf/Branche und vergleichbare Daten)
• Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und vergleichbare Daten)
• Adressdaten (Meldedaten und vergleichbare Daten)
• Zahlungs-/Deckungsbestätigung bei Bank- und Kreditkarten
• Informationen über Ihre finanzielle Situation (Bonitätsdaten inklusive Scoring, also Daten zur Beurteilung des wirtschaftlichen Risikos)
• Kundenhistorie
• Daten über Ihre Nutzung der von uns angebotenen Telemedien (z.B. Zeitpunkt des Aufrufs unserer Webseiten, Apps oder Newsletter, angeklickte Seiten/Links von uns bzw. Einträge und vergleichbare Daten)
• Videodaten
• Kunden- und Lieferantendaten, die wir im Rahmen unserer Leistungserbringung erhalten

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern Ihrer Daten
Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich

• im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung;
• zu Zwecken der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt (vgl. Ziffer 2.4);
• soweit externe Dienstleistungsunternehmen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter oder Funktionsübernehmer verarbeiten (z. B. externe Rechenzentren, Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Archivierung, Belegbearbeitung, Call-Center-Services, Compliance-Services, Controlling, Datenscreening für Anti-Geldwäsche-Zwecke, Datenvalidierung bzw. -plausibilitätsprüfung, Datenvernichtung, Einkauf/Beschaffung, Kundenverwaltung, Lettershops, Marketing, Medientechnik, Research, Risikocontrolling, Abrechnung, Telefonie, Webseitenmanagement, Wirtschaftsprüfungsdienstleistung, Kreditinstitute, Druckereien oder Unternehmen für Datenentsorgung, Kurierdienste, Logistik);
• aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten für im Rahmen der unter Ziffer 2.2 genannten Zwecke (z. B. an Behörden, Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter, konzernangehörige Unternehmen und Gremien und Kontrollinstanzen);
• wenn Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte gegeben haben.

Wir werden Ihre Daten darüber hinaus nicht an Dritte weitergeben. Soweit wir Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung beauftragen, unterliegen Ihre Daten dort den gleichen Sicherheitsstandards wie bei uns. In den übrigen Fällen dürfen die Empfänger die Daten nur für die Zwecke nutzen, für die sie ihnen übermittelt wurden.

5. Dauer der Speicherung Ihrer Daten
Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Das schließt auch die Anbahnung eines Vertrages (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und die Abwicklung eines Vertrages mit ein.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) sowie den internationalen Accounting Standards (IFRS) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende der Geschäftsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.
Ferner können spezielle gesetzliche Vorschriften eine längere Aufbewahrungsdauer erfordern, wie z.B. die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist zwar drei Jahre; es können aber auch Verjährungsfristen von bis zu 30 Jahren anwendbar sein.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten und Rechte nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung der unter Ziffer 2.2 aufgeführten Zwecke aus einem überwiegenden berechtigten Interesse erforderlich. Ein solches überwiegendes berechtigtes Interesse liegt z.B. auch dann vor, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist und eine Verarbeitung zu anderen Zwecken durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen ist.

6. Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland oder durch eine internationale Organisation
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (sogenannte Drittländer) erfolgt dann, wenn es zur Ausführung eines Auftrages/Vertrags von bzw. mit Ihnen erforderlich sein sollte, es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), es im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten liegt oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Dabei kann die Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland auch im Zusammenhang mit der Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen der Auftragsverarbeitung erfolgen. Soweit für das betreffende Land kein Beschluss der EU-Kommission über ein dort vorliegendes angemessenes Datenschutzniveau vorliegen sollte, gewährleisten wir nach den EU-Datenschutzvorgaben durch entsprechende Verträge, dass ihre Rechte und Freiheiten angemessen geschützt und garantiert werden. Entsprechende Detailinformationen stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.
Informationen zu den geeigneten oder angemessenen Garantien und zu der Möglichkeit, eine Kopie von Ihnen zu erhalten, können auf Anfrage beim betrieblichen Datenschutzbeauftragten angefordert werden.

7. Ihre Datenschutzrechte
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen
• So haben Sie das Recht, von uns Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten nach den Regeln von Art. 15 DSGVO (ggf. mit Einschränkungen nach § 34 BDSG) zu erhalten.
• Auf Ihren Antrag hin werden wir die über Sie gespeicherten Daten nach Art. 16 DSGVO berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.
• Wenn Sie es wünschen, werden wir Ihre Daten nach den Grundsätzen von Art. 17 DSGVO löschen, sofern andere gesetzliche Regelungen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Einschränkungen nach § 35 BDSG) oder ein überwiegendes Interesse unsererseits (z. B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen.
• Unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.
Ferner können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einlegen, aufgrund dessen wir die Verarbeitung Ihrer Daten beenden müssen. Dieses Widerspruchsrecht gilt allerdings nur bei Vorliegen ganz besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte unseres Hauses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können.
• Auch haben Sie das Recht, Ihre Daten unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem Dritten zu übermitteln.
• Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (vgl. Ziffer 2.3).
• Ferner steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Wir empfehlen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten.

Ihre Anträge über die Ausübung ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich an die oben angegebene Anschrift oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten adressiert werden.

8. Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen
Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung oder für ein vorvertragliches Verhältnis mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag zu schließen oder auszuführen. Dies kann sich auch auf später im Rahmen der Geschäftsbeziehung erforderliche Daten beziehen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.

9. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)
Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Unter Umständen verarbeiten wir Ihre Daten teilweise mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).

Um Sie zielgerichtet über Produkte informieren und beraten zu können, setzen wir ggf. Auswertungsinstrumente ein. Diese ermöglichen eine bedarfsgerechte Produktgestaltung, Kommunikation und Werbung einschließlich Markt- und Meinungsforschung.

Wir setzen keine eigenen Scoring-Verfahren zur Bewertung Ihrer Bonität und Kreditwürdigkeit ein. Gegebenenfalls verwenden wir sog. „Score-Werte“ zur Beurteilung Ihrer Bonität und Kreditwürdigkeit, die wir von Kreditauskunfteien beziehen. Solche Score-Werte unterstützen uns somit z. B. bei der Beurteilung der Kreditwürdigkeit, der Entscheidungsfindung im Rahmen von Projekt- und Produktabschlüssen und fließen in unser Risikomanagement ein.

Nicht verarbeitet werden hierbei Angaben zur Staatsangehörigkeit sowie besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO.

Information über Ihr Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO

1. Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder Art. 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
2. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch, um Direktwerbung zu betreiben. Sofern Sie keine Werbung erhalten möchten, haben Sie jederzeit das Recht, Widerspruch dagegen einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Diesen Widerspruch werden wir für die Zukunft beachten.

Ihre Daten werden wir nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, wenn Sie der Verarbeitung für diese Zwecke widersprechen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
SCISYS Media Solutions GmbH
80807 München,


Die SCISYS Media Solutions GmbH zum Thema Datenschutz
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb betreiben wir unsere Aktivitäten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit. Im Folgenden erfahren Sie, welche Informationen wir gegebenenfalls sammeln, wie wir damit umgehen und wem wir sie gegebenenfalls zur Verfügung stellen.

Personenbezogene Daten
Über unsere Websites erfassen wir keinerlei personenbezogene Daten (z.B. Namen, Anschriften, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen), außer wenn Sie uns solche Daten freiwillig zur Verfügung stellen (z. B. durch Registrierung, Umfrage) bzw. eingewilligt haben oder die entsprechenden Rechtsvorschriften über den Schutz Ihrer Daten dies erlauben.

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten verwenden wir im allgemeinen, um Ihre Anfragen zu beantworten, Ihre Aufträge zu bearbeiten oder Ihnen Zugang zu bestimmten Informationen oder Angeboten zu verschaffen. Zur Pflege der Kundenbeziehungen kann es weiterhin nötig sein,

• dass wir Ihre personenbezogenen Daten speichern, verarbeiten und sie den geeigneten Ansprechpartner innerhalb der SCISYS Media Solutions GmbH mitteilen, um auf Ihre Wünsche besser eingehen zu können oder unsere Produkte oder Leistungen zu verbessern; oder
• dass wir (oder ein Dritter in unserem Auftrag) diese personenbezogenen Daten verwenden, um Sie über Angebote der SCISYS Media Solutions GmbH zu informieren, die für Ihre Geschäftstätigkeit nützlich sind, oder um Online-Umfragen durchzuführen, um den Aufgaben und Anforderungen unserer Kunden besser gerecht zu werden.

Selbstverständlich respektieren wir es, wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Unterstützung unserer Kundenbeziehung (insbesondere für Direktmarketing oder zu Marktforschungszwecken) überlassen wollen. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten weder an Dritte verkaufen noch anderweitig vermarkten.

Zweckgebundene Verwendung
Die SCISYS Media Solutions GmbH wird die von Ihnen online zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten nur für die Ihnen mitgeteilten Zwecke erheben, verarbeiten und nutzen, außer wenn die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung
• für einen weiteren Zweck erfolgt, der in direktem Zusammenhang mit dem ursprünglichen Zweck steht, zu dem die personenbezogenen Daten erhoben wurden,
• für die Vorbereitung, Verhandlung und Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist,
• aufgrund rechtlicher Verpflichtung oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnung erforderlich ist,
• zur Begründung oder zum Schutz rechtlicher Ansprüche oder zur Abwehr von Klagen erforderlich ist,
• der Verhinderung von Missbrauch oder sonstiger ungesetzlicher Aktivitäten dient, z. B. vorsätzlicher Angriffe auf die SCISYS-Systeme zur Gewährleistung der Datensicherheit.

Kommunikations- oder nutzungsbezogene Angaben
Wenn Sie über Telekommunikationsdienste auf unsere Websites zugreifen, werden kommunikationsbezogene Angaben (z. B. Internet-Protokoll-Adresse) bzw. nutzungsbezogene Angaben (z.B. Angaben zu Nutzungsbeginn und -dauer sowie zu den von Ihnen genutzten Telekommunikationsdiensten) mit technischen Mitteln automatisch erzeugt. Diese können eventuell Rückschlüsse auf personenbezogene Daten zulassen. Soweit eine Erfassung, Verarbeitung und Verwendung Ihrer kommunikations- bzw. nutzungsbezogenen Angaben zwingend notwendig ist, unterliegt diese den gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz.

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Wenn Sie auf unsere Websites zugreifen, werden gelegentlich automatisch (also nicht über eine Registrierung) Informationen gesammelt, die nicht einer bestimmten Person zugeordnet sind (z.B. verwendeter Internet-Browser und Betriebssystem; Domain-Name der Website, von der Sie kamen; Anzahl der Besuche; durchschnittliche Verweilzeit; aufgerufene Seiten). Wir verwenden diese Informationen, um die Attraktivität unserer Websites zu ermitteln und deren Leistungsfähigkeit und Inhalte zu verbessern.

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